Knowledge Scaling, onze methodiek voor kennis digitalisering
Het digitaliseren van bedrijfsprocessen vraagt om meer dan een simpele tool. Je hebt een partner nodig die begrijpt wat de essentie is van je organisatie: het resultaat van alle individuele kennis en kunde van jouw specialisten bij elkaar.
Om die cruciale kennis om te zetten naar een digitaal systeem, heeft Not a Number de Knowledge Scaling Methode™ ontwikkeld: we doen grondig onderzoek naar je processen, halen de expertise boven water en zorgen dat deze slim en schaalbaar wordt ingezet.
Wij zijn hierbij gespecialiseerd in het 'vangen' van kennis, weten precies waar de uitdagingen zitten en begrijpen wat jouw bedrijf en klant nodig heeft.
De Knowledge Scaling Methode™ is zo opgezet dat ze met je meegroeit. In een terugkerende cyclus van ontdekken, realiseren en embedden kunnen we stap voor stap al jouw bedrijfsprocessen digitaliseren.
Start met de KSM-check
Voordat we onze techniek in duiken, willen we eerst jouw bedrijf leren kennen. Met de KSM-check brengen we samen al jouw bedrijfsprocessen, werkwijzen, en dagelijkse uitdagingen in kaart. We identificeren de sleutelfiguren binnen de organisatie en berekenen wat de impact is op je resultaat als een van hen wegvalt of wanneer je iemand moet inwerken tot hetzelfde niveau.
Aan de hand van deze informatie leveren we een concrete risico- en processcan, en een strategisch plan. Ook als je besluit (nog) niet te digitaliseren, heb je hiermee een waardevol fundament in handen.
Ontdekken
In deze fase leggen we de kennis binnen jouw organisatie vast. We kijken niet alleen hoe een proces verloopt maar vooral naar de gedachte erachter. Echte expertise zit namelijk verscholen in details en nuances.
Omdat we willen dat onze software net zo redeneert als je beste vakman, dagen we jouw specialisten uit op de grijze gebieden en uitzonderingen. Wij stellen de vragen die de standaard softwarebouwer overslaat, zodat we een prototype kunnen bouwen op basis van bedrijfsspecifieke kennis.
De eerste stap draait altijd om strategie. Zonder een doordacht plan heeft digitaliseren weinig zin. Samen voeren we een grondig onderzoek uit naar de grootste kansen binnen de organisatie. Op basis van deze inzichten brengen we een onderbouwd advies uit dat richting geeft aan de vervolgstappen.
Op de roadmap leggen we alle plannen voor software ontwikkeling vast. Daarnaast voeren we gesprekken over het eerste digitale product wat we gaan ontwikkelen en wordt de rolverdeling duidelijk. De roadmap is gedurende onze samenwerking altijd beschikbaar op een online omgeving en wordt door onze productowner bijgehouden.
Na het opstellen van de roadmap werken we de eerste versie van de software uit. We noemen dit een Minimum Viable Product (MVP). Het doel is namelijk om zo snel als mogelijk het product in gebruik te nemen en feedback te verzamelen van de eindgebruikers. Zo maken we snel impact en gebruiken we de feedback om het product verder door te ontwikkelen.i
Het MVP wordt beperkt visueel gemaakt in een wireframe. Een wireframe is een schets die grof de werking van de software weergeeft. Het doel is discussiëren over werking, functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid, consistentie, elementen en structuur.
In eenvoudige bewoording wordt bij sommige elementen uitgelegd wat ze betekenen.
De wireframes en de huisstijl van de organisatie worden, in combinatie met onze designfilosofie, samengevoegd. We voegen kloppend beeld en tekst toe, wat resulteert in een statische weergave zoals de software er daadwerkelijk uit zal zien. We designen scherm voor scherm waarbij alle betrokkenen nauw betrokken zijn.
In het prototype wordt van het design een klikbaar geheel gemaakt, waarbij de interactie tussen verschillende onderdelen is nagebootst. Zo weet je precies hoe de software eruit ziet en zal werken.t
Realiseren
Hier gaan we de software daadwerkelijk bouwen. Dit is een proces waarin we de basis neerzetten en vervolgens in korte inzichtelijke sprints toewerken naar jouw digitale systeem. Nieuwe functionaliteiten worden continu getest en bijgestuurd waar nodig.
Als helemaal helder is uit de identificeer fase wat de software (of een onderdeel daarvan) moet doen en hoe het eruit ziet, beschrijven we dit als user stories (korte beschrijvingen van taken) in het backlog. Een backlog is een grote takenlijst opgedeeld in prioriteit en geldt als leidraad voor het development team. Er zijn geen open einden meer en alle functionaliteiten zijn bedacht.
Afhankelijk van het aantal elementen in het backlog wordt het aantal sprints bepaald. Hierbij wordt ook gekeken of de vooraf gegeven planning haalbaar is of niet.
In een sprint ontwikkelt het development team de user stories uit het backlog. Eén sprint levert binnen een tijdvak van twee weken een bruikbaar onderdeel van de dienst of het product op dat als ‘gereed’ kan worden beschouwd. De sprint frequentie is om de twee weken. In de tussenliggende twee weken wordt de vorige sprint getest en de volgende sprint verder voorbereid.
Afhankelijk van de snelheid waarmee jij wilt ontwikkelen wordt de sprintprijs bepaald. De sprintprijzen starten vanaf €7.200,-. Uiteraard kunnen we ook budget gestuurd werken. Zo hou jij te allen tijde grip op je uitgaven.
Na het afronden van een sprint, wordt deze opgeleverd aan de productowners. In een korte sessie laten we zien wat er is ontwikkeld en welke keuzes er tijdens de ontwikkeling zijn gemaakt. Alle ontwikkelde software wordt beschikbaar gesteld op een testomgeving. Daarnaast wordt er een lijst van opgeleverde user story’s opgesteld zodat de productowners kunnen testen en feedback geven.
Embedden
De laatste fase wordt vaak onderschat, maar is cruciaal voor een succesvolle implementatie binnen de organisatie. De software heeft namelijk pas waarde als het team er blind op vertrouwt en het dagelijks met plezier gebruikt.
Daarom zorgen we ervoor dat het nieuwe digitale systeem op de juiste manier wordt geïntegreerd in de praktijk. Door werknemers te betrekken en veel aandacht te besteden aan draagvlak ervaart iedereen dezelfde meerwaarde.
Per afdeling geven we een gerichte presentatie over de nieuwe software. Daarmee enthousiasmeren we medewerkers en creëren we ruimte om direct vragen te stellen. Aansluitend krijgt iedereen de mogelijkheid om zelf aan de slag te gaan met de software. Zo ervaren ze direct de werking én de impact ervan in de praktijk.
Tijdens de ontwikkeling van de software worden talloze keuzes gemaakt. Het is essentieel dat al deze keuzes (de zogenaamde business rules) zorgvuldig worden vastgelegd in documentatie, zodat hierover later geen onduidelijkheid ontstaat. Daarom documenteren we niet alleen de code, maar richten we ook een centrale omgeving in waarin alle business rules overzichtelijk worden vastgelegd.
Daarnaast voorzien we de software van een plek waar jullie zelf eenvoudig instructies en toelichtingen voor het team kunnen toevoegen. Zo blijft alle kennis toegankelijk, actueel en gedeeld binnen de organisatie.
Nieuw personeel moet eenvoudig en snel kunnen worden ingewerkt. Om dit te ondersteunen, stellen we samen met jullie een onboardingprotocol op. Dit document bevat alle essentiële informatie over het gebruik van de software en zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers snel vertrouwd raken met de werkwijze. Zo zijn ze in korte tijd volledig operationeel.
Service
De eerste ontwikkelfase staat live. Wij bieden de garantie dat het digitale fundament van je bedrijf altijd beschikbaar, veilig en up-to-date blijft.
Dit zijn hardware kosten voor de server, domeinkosten, dns wijzigingen, backup procedures, server security updates. We brengen de tijd die nodig is om de server up to date te houden in rekening via een hostingcontract. Met onze hosting is je software snel, optimaal bereikbaar en klaar voor piekmomenten.
Denk hierbij aan updates aan de code en upgrades aan het software framework. We zorgen dat de software meegaat met de security updates van de server. Daarnaast is er intern kennisoverdracht in de vorm van meetings en documentatie, privacy waarborging, user management, beschikbaarheid van onze product owner, rapportages en toegang tot onze documentatie kanalen. De hoogte van de maandelijkse kosten voor onderhoud worden gebaseerd op de complexiteit van de software en de functies hierin.
Als handvat voor de hoogte van de maandkosten rekenen wij met 15% de totale ontwikkelsom van de actieve functionaliteiten binnen de software.
Binnen het onderhoud valt een standaard SLA afspraak. Maar afhankelijk van je behoeften is onze beschikbaarheid en bereikbaarheid van de software goed af te stemmen. Specifieke wensen bespreken we en leggen we vast in een separaat voorstel.
Door middel van tools monitoren we continue de uptime en het gebruik van de software. Zo kunnen we snel reageren bij server issues en wordt de downtime tot een minimum beperkt.
Recente projecten
Hiernaast vind je voorbeelden van bedrijven die de vakkennis van hun beste mensen hebben vertaald naar een duurzaam digitaal systeem. Zij zijn klaar voor de toekomst!
Bekijk
Drag
Product configurator
Klantportal
Zelf je droomhuis samenstellen en direct je offerte ontvangenGoedhuis
Product configurator
ERP-systeem
Website
Geautomatiseerd lease contracten verkopen zonder tussenkomst van een specialistLesautoDeal
Document configurator
Klantportal
Efficiënt objecten meten en geautomatiseerd rapportages draaienNormec Rei-Lux
Document configurator
Klantportal
1.300+ hotels classificeren via één vaste workflowHotelsterren
Product configurator
ERP-systeem
Online deuren samenstellen en 3 keer zo snel offertes versturenGrinwis Totaal Deuren
Document configurator
Automatisch aanbestedingsdocumenten genereren in de afval- en automotive sectorUnited Quality
Product configurator
Klantportal
Geautomatiseerd activiteiten verkopen aan 20.000 huishoudens met de EilandpasEilandmarketing Goeree-Overflakkee
Product configurator
ERP-systeem
Website
Van geautomatiseerde offertes en inkoop tot aan automatische facturatieGS Furn
Document configurator
ERP-systeem
Overzichtelijke tijdsregistratie, automatisch gegenereerde werkbonnen en automatische facturatieVan Kleij Steigers
Document configurator
Klantportal
De CO2 footprint van de betonindustrie vastleggen en geautomatiseerd rapportages genererenBetonhuis